Stadgar för Svenska Klubben ASBL
Översättning från franska
Stadgar för Svenska Klubben ASBL
KAPITEL I – Namn, jurisdiktion, säte, ändamål och syfte, varaktighet
Artikel 1 - Namn
Föreningens namn är "SVENSKA KLUBBEN".
Artikel 2 - Jurisdiktion
Föreningen är en ideell förening, association sans but lucratif förkortat ASBL, enligt lagen Code des sociétés et des associations (CSA).
Dessa stadgar godkändes av SVENSKA KLUBBENS årsmöte den 30 mars 2023 och vid ett extraordinärt årsmöte den 16 maj 2023. De ersätter stadgarna, som godkändes av årsmötet den 27 mars 2006.
Artikel 3 – Säte
Föreningen har sitt säte i regionen Valloniens territorium. Sätet är förlagt till Square d'Argenteuil, 5, 1410 WATERLOO.
Sätet kan genom beslut av styrelsen överföras till annan adress i regionen Vallonien. Föreningens internethemsida är https://www.svenskaklubbenbelgien.org. Epostadressen är följande: svenskaklubbenbelgien@gmail.com
Artikel 4 – Socialt ändamål och syfte
Föreningen syftar till att vara ett kontakt- och umgängesforum emellan svenskar för att underlätta deras anpassning till livet i Belgien och att hjälpa dem att upprätthålla banden med Sverige och det sociala och kulturella livet i sitt hemland.
Föreningen verkar för sitt syfte genom att informera medlemmarna om levnadsförhållanden i Belgien och genom att skapa aktivitets- och umgängestillfällen för alla.
För att uppnå och sprida kännedom om sitt syfte kan föreningen publicera dokument, böcker och broschyrer, informera på Internet via en hemsida och sociala medier, organisera konferenser och evenemang och sprida information till personer och organisationer vars verksamhet är relaterad till detta syfte.
Föreningen får motta materiellt och ekonomiskt stöd och bidrag från juridiska, offentliga, privata och fysiska personer. Medel och material som samlas in på detta sätt får endast användas för att uppnå föreningens sociala syfte.
Föreningen är fri att handla på sätt som direkt eller indirekt hänför sig till syftet. Den kan ge sitt stöd till varje aktivitet som ligger nära detta syfte.
Artikel 5 –Varaktighet
Föreningen kan verka i obegränsad tid och kan upplösas genom beslut av årsmötet.
KAPITEL II – Medlemmar, antagning, avgång, uteslutning, medlemsregister, rättigheter och skyldigheter
Artikel 6 - Antagning och medlemskap
Föreningen består av fullvärdiga medlemmar, anhörigmedlemmar och hedersmedlemmar.
Antalet fullvärdiga ledamöter ska vara minst fem.
Endast fullvärdiga medlemmar åtnjuter de fullständiga rättigheter som medlemmarna har enligt lag och dessa stadgar.
En medlem i föreningen är en kandidat som antas som medlem av styrelsen.
Följande villkor krävs för antagning som fullvärdig medlem:
1. vara eller ha bott i Belgien eller har för avsikt att bosätta sig där
2. vara eller ha varit svensk medborgare eller ha nära band till Sverige eller svenskar
3. vara minst 18 år
Om en eller flera personer i en familj är fullvärdiga medlemmar är övriga familjemedlemmarna anhörigmedlemmar.
Årsmötet kan besluta om andra kategorier av medlemmar för att medge inträde i föreningen av personer som inte uppfyller villkoren, som nämns ovan. Dessa kommer inte att ha status som fullvärdiga medlemmar.
Styrelsen kan underställa årsmötet förslag på hedersmedlemmar. Dessa kan samtidigt vara fullvärdiga medlemmar enligt beslut av styrelsen.
Artikel 7 – Förlust av medlemskap
Förlust av medlemskap uppstår:
1. genom avsägelse: varje medlem är fri att när som helst utträda ur föreningen genom att skriftligen sända sin avskedsansökan till styrelsen;
2. genom dödsfall, omyndighet eller konkurs, eller om det gäller en juridisk person genom upplösning, fusionering, delning, ogiltighet eller konkurs.
3. genom uteslutning. Uteslutning av en medlem kräver att följande uppfylls:
-
Kallelse till ett årsmöte varvid alla fullvärdiga medlemmar kallas
-
Dagordningen ska innehålla förslag till uteslutning
-
2/3 av de fullvärdiga medlemmarna ska vara närvarande eller representerade
-
Årsmötets beslut ska tas med en majoritet av 2/3 av närvarande eller representerade fullvärdiga medlemmar
-
Respekt för rättigheter till försvar; förhör med den medlem som föreslås utesluten om denne så önskar. Utnyttjande eller avstående från denna rättighet ska finnas i protokoll
-
Notering ska göras i medlemsregistret om uteslutning av medlemmen
4. genom automatisk uteslutning. En medlem utesluts automatiskt när hen underlåter att betala medlemsavgiften.
Den avgående, avstängda eller uteslutna medlemmen, liksom dennes rättsinnehavare eller borgenärer eller arvingar kan inte begära återbetalning av medlemsavgift och har ingen rätt till föreningens tillgångar. De kan heller inte kräva räkenskaper, kvarstad eller inventering av föreningens tillgångar.
Artikel 8 - Medlemsregister
Föreningen ska föra ett register över medlemmar, under styrelsens ansvar. Detta register innehåller efternamn, förnamn, bostadsadress, och i förekommande fall e-postadress och telefonnummer till varje fullvärdig medlem eller om det rör sig om en juridisk person, dess företagsnamn, juridiska form, organisationsnummer och säte samt deras företrädares för- och efternamn.
Varje beslut om antagning, avgång eller uteslutning av fullvärdiga medlemmar ska föras in i registret inom åtta dagar från det styrelsen får kännedom om den eller de förändringar som gjorts.
Alla fullvärdiga medlemmar får ta del av registret på föreningens kontor efter skriftlig, motiverad begäran adresserad till styrelsen med vilken överenskommelse görs om datum och tid för inspektionen av registret.
Artikel 9 - Årsavgift
Varje fullvärdig medlem ska betala en årsavgift, som bestäms av årsmötet. Årsavgiften kan ej överstiga 200 Euro.
Årsmötet kan också bestämma att anhörigmedlemmar ska betala årsavgift. Årsavgiften kan vara olika för olika medlemskategorier, dock utan att överskrida 200 Euro per år.
Hedersmedlemmar är befriade från årsavgift.
Artikel 10 – Medlemmarnas rättigheter och skyldigheter
Varje fullvärdig medlem har en röst på årsmöte.
Medlemmar ansvarar inte för åtaganden som görs för föreningens räkning.
AVDELNING III – Årsmöte
Artikel 11 – Behörighet
Årsmötets uppgifter är att:
1. besluta om ändring av stadgarna
2. utse och befria från deras uppdrag styrelsens ordförande, övriga styrelseledamöter och i förekommande fall suppleanter, och i
förekommande fall besluta om ersättning för uppdragen. Om årsmötet ej kan utse en styrelseordförande ska styrelsen inom sig utse en av dess ledamöter till ordförande.
3. utse och befria från deras uppdrag revisorer, och i förekommande fall besluta om ersättning för uppdraget
4. godkänna revisionsberättelsen och bevilja styrelseledamöterna ansvarsfrihet, och i förekommande fall besluta om åtgärder gentemot styrelseledamöter
5. godkänna budget och årsredovisning
6. besluta om föreningens upplösning
7. utesluta en medlem
8. besluta om omvandling av föreningen från ASBL till AISBL, till kooperativ förening auktoriserat som socialt företag
9. överföra eller motta egendom utan vederlag
10. utöva de befogenheter som den har tilldelats genom lag eller stadgar
Artikel 12 – Arbetssätt
Samtliga fullvärdiga medlemmar, styrelseledamöter och revisorer i föreningen kan delta i årsmötet. Det sammanträder minst en gång om året, före utgången av det första kvartalet under innevarande år. Anhörigmedlemmar och hedersmedlemmar får delta i årsmötet med en rådgivande funktion.
Styrelsen beslutar om stämman ska äga rum med medlemmar närvarande eller anslutna via videokonferens. Deltagande medlemmar måste kunna identifieras.
Ordförande vid årsmöten ska vara ordföranden i styrelsen eller någon annan person, som väljs av årsmötet och som också väljer en sekreterare och två justeringspersoner att verka under årsmötet.
Styrelsen kallar till extraordinärt årsmöte var gång den så finner påkallat eller när en motiverad begäran härom, med angivande av dagordning, framställs av minst en tiondedel av de fullvärdiga medlemmarna eller av minst femtio fullvärdiga medlemmar. I detta senare fall kallar styrelsen till årsmöte senast 21 dagar efter en sådan begäran varvid årsmöte ska hållas senast 40 dagar efter denna begäran.
Årsmötet sammankallas per post eller e-post, som skickas av styrelsen minst 15 dagar före mötesdagen. Kallelsen ska innehålla dagordning, datum, tid och plats för mötet. Dokumentation som avhandlas på mötet ska finnas tillgänglig.
Varje förslag till dagordning ska skriftligen framställas till styrelseordföranden senast den 31 januari, eller senast tre veckor före extraordinärt årsmöte. Alla förslag som undertecknas av minst en tjugondedel av de fullvärdiga medlemmarna måste föras till dagordningen.
Fullvärdig medlem kan vid årsmötet företräda högst två andra fullvärdiga medlemmar, som har lämnat skriftligt godkännande för detta.
Varje fullvärdig medlem har en röst på årsmötet och beslut fattas genom majoritet av närvarande och representerade fullvärdiga medlemmar.
Utom i de fall som föreskrivs i lag är årsmötet giltigt endast om minst 20% av de fullvärdiga medlemmarna är närvarande eller företrädda. Om sådan beslutsförhet inte uppnås vid ett första sammanträde måste ett andra möte sammankallas då beslut kan fattas oavsett antalet närvarande eller representerade fullvärdiga medlemmar. Det andra sammanträdet skall sammankallas inom den tidsfrist som anges i dessa stadgar.
Beslut fattas med enkel majoritet av de närvarande eller företrädda rösterna, utom i de fall då lagen föreskriver en viss närvarograd och en viss kvalificerad majoritet.
Ogiltiga och blanka röster och nedlagda röster beaktas inte för beräkning av majoriteter.
Alla fullvärdiga medlemmar har lika rösträtt.
Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
Styrelsen kan besluta att medlemmarna tillåts rösta på distans skriftligt eller med elektroniskt hjälpmedel innan årsmötet, om det är legitimt.
De fullvärdiga medlemmarna kan besluta skriftligt om ärenden hänförliga till årsmötets kompetens, med undantag för ändring av stadgarna. Sådana skriftliga beslut ska vara enhälliga.
Artikel 13 - Ändring av stadgarna
För att årsmötets överläggning om stadgeändring ska äga giltighet krävs att förslaget till ändringar klart angivits i kallelsen samt att minst två tredjedelar av de fullvärdiga medlemmarna är närvarande eller representerade.
För beslut om ändring krävs två tredjedelar av de närvarande eller representerade fullvärdiga medlemmarnas röster.
För ändring av det syfte för vilket föreningen bildats eller upplösning av föreningen krävs dock fyra femtedelar av de närvarande eller representerade fullvärdiga medlemmarnas röster.
Om inte två tredjedelar av föreningens fullvärdiga medlemmar är närvarande eller representerade vid årsmötet kan ett efterföljande extra årsmöte sammankallas, vars överläggningar äger giltighet oavsett antalet närvarande eller representerade fullvärdiga medlemmar och som kan fatta besluta med ovan angivna majoriteter. Detta andra möte får inte ligga mindre än femton dagar efter det första.
Ogiltiga, blanka röster och nedlagda röster beaktas inte för beräkning av majoriteter.
Artikel 14 - Upplösning, överföring av egendom, ändring av föreningens juridiska status
Årsmötet kan endast besluta om föreningens upplösning på samma villkor som gäller för modifiering av dess syfte och ideella intressen för vilka föreningen har bildats.
Årsmötet kan endast besluta om överföring av egendom utan vederlag eller omvandling av föreningen från ASBL till AISBL, till kooperativ förening auktoriserat som socialt företag i enlighet med lagreglerna i Code des sociétés et des associations.
Ogiltiga, blanka röster och nedlagda röster beaktas inte för beräkning av majoriteter.
Artikel 15 - Protokoll från årsmöte
Kallelser och årsmötesbeslut nedtecknas i protokoll undertecknat av mötets ordförande och av årsmötet utsedda sekreterare och justeringspersoner. Detta protokoll ska förvaras på föreningens kontor, där fullvärdiga medlemmar kan, efter skriftlig motiverad begäran, ta del av det.
Protokollet ska distribueras till de fullvärdiga medlemmarna per post eller e-post senast 15 dagar efter årsmötet.
Enskilda beslut kan meddelas till tredje person, som kan ha ett styrkt intresse därav, genom en skrivelse undertecknad av den för detta ändamål utsedda styrelseledamoten.
Beslut om ändring av stadgarna, utnämning och entledigande av styrelseledamöter och ansvariga för daglig ledning och upplösning eller omvandlingen av föreningen lämnas in utan dröjsmål till berörd domstols kansli för offentliggörande i Belgiens officiella tidning Moniteur Belge.
AVDELNING IV – Styrelse
Artikel 16 - Arbetssätt
Föreningen administreras och styrs av en styrelse, bestående av lägst fem och högst tio ledamöter, utsedda av årsmötet.
Artikel 17 - Mandatets varaktighet
Mandatperioden för styrelseledamöter är högst tre år. Styrelseledamöter ska vara berättigade till omval.
Så länge årsmötet inte har beslutat att styrelsen ska bytas ut förblir den i tjänst fram till nästa årsmöte, trots att tidigare beslutad mandatperiod har löpt ut.
Styrelseledamöternas mandat löper ut först vid slutet av mandatperioden, dödsfall, avsked eller uppsägning.
Om en styrelseledamots död resulterar i antalet styrelseledamöter understiger lagstadgat eller stadgeenligt minimum ska ett extraordinärt årsmöte sammankallas för att möjliggöra ersättande av nämnda styrelseledamot.
Varje styrelseledamot kan när som helst avsättas genom beslut av årsmöte. Vid behov beslutar årsmötet att den avskedade ledamoten ska ersättas.
Artikel 18 - Avgång ur styrelsen
Varje styrelseledamot som vill avgå måste meddela sin avgång skriftligen till styrelsen. I händelse av att en styrelseledamot avgår, ska ett årsmöte ombesörja att denne ersätts.
Om avgången leder till att antalet styrelseledamöter minskar till ett antal under lagstadgat eller stadgeenligt minimum förblir styrelseledamoten i tjänst tills dess ersättning kan ske.
Artikel 19 - Styrelsens uppdrag
Styrelsen ska verka i samråd. Den fattar sina beslut på ett giltigt sätt när dessa tas upp vid sammanträden, i enlighet med de närvaroregler och med de röster som föreskrivs i dessa stadgar.
Styrelsen kan inom sig utse en ordförande, eventuellt en vice-ordförande, en skattmästare och en sekreterare. En styrelseledamot kan inneha flera uppdrag.
Artikel 20 - Sammanträden
Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden eller den styrelseledamot som utsetts för detta ändamål, närhelst föreningens behov så kräver eller på begäran av två styrelseledamöter.
Kallelsen ska innehålla datum, tidpunkt, plats och dagordning. Om ordföranden är förhindrad att närvara, leds styrelsemötet av den styrelseledamot, som är utsedd för detta ändamål.
Styrelsen kan till styrelsemöten bjuda in utomstående personer, men endast som rådgivare, vars närvaro anses vara nödvändiga för specifika ändamål.
Styrelsen får rådslå skriftligen och sammanträda genom tele-kommunikation, förutsatt att ledamöternas identitet kan fastställas och att överläggningar och rösträkningar kan säkerställas på ett effektivt sätt.
Styrelsen är beslutsfähig om majoriteten av styrelseledamöterna är närvarande eller representerade.
En styrelseledamot kan företrädas av en annan styrelseledamot, som inte får inneha mer än en fullmakt.
Beslut fattas med en majoritet av de närvarande och företrädda rösterna.
Ogiltiga, blanka röster och nedlagda röster beaktas inte för beräkning av majoriteter.
Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
Artikel 21 - Intressekonflikter
Styrelseledamot som i samband med ett förestående beslut har ett direkt eller indirekt ekonomiskt intresse, som står i motsats till föreningens, måste informera de övriga styrelseledamöterna innan styrelsen fattar beslut.
Styrelseledamotens uttalande och förklaringar om arten av detta motsatta intresse ska tas med i protokollet från det styrelsesammanträde, som fattar beslut i ärendet. Styrelsen har inte rätt att delegera ett sådant beslut.
En styrelseledamot, med den intressekonflikt som beskrivs i föregående stycke, får inte delta i styrelsens överläggningar om beslut eller åtgärder och ej heller delta i omröstningen om ärendet.
Om majoriteten av styrelseledamöter som är närvarande eller företrädda befinner sig i en intressekonflikt ska ärendet överlämnas till årsmötet för beslut eller åtgärd. Om beslutet eller åtgärden godkänns av årsmötet, får styrelsen utföra dem.
Denna artikel ska inte tillämpas för beslut avseende normala ärenden, som genomförs på marknadsmässiga villkor och under normala förhållanden.
En styrelseledamot, som inom ramen för ett beslut som ska fattas har ett intresse av moralisk natur, som står i motsats till föreningens, måste informera de andra styrelseledamöterna därom innan styrelsen fattar beslut. Om denne försummar att göra det, måste alla andra styrelseledamöter, som är medvetna om denna intressekonflikt kommunicera detta till styrelsen innan debatten äger rum.
Styrelsen beslutar genom omröstning, som den berörda styrelse-ledamoten inte får delta i, om denne får delta i debatten och rösta. Styrelsens beslut ska nämnas i protokollet från mötet. Styrelsen har inte rätt att delegera ett sådant beslut.
Artikel 22 - Styrelseprotokoll
Kallelser och styrelseprotokoll, i vilka styrelsens beslut finns nedskrivna, ska signeras av ordförande och de ledamöter som så önskar. Handlingarna ska förvaras i ett register på föreningens kontor, där fullvärdiga medlemmar kan, efter skriftlig motiverad begäran, ta del av dem. En sådan begäran ska precisera vilka dokument, som medlemmen önskar ta del av. Styrelsen kommer överens med medlemmen om ett datum inom 30 dagar från det begäran inkom.
Styrelseprotokollen ska distribueras till styrelseledamöter, revisorer och suppleanter via post eller e-post senast 8 dagar efter varje styrelsemöte.
Artikel 23 - Styrelsens befogenheter
Men undantag för vad som genom lag eller dessa stadgar tillfaller årsmötet har styrelsen vidast möjliga befogenheter för att styra och administrera föreningen.
Inför större eller extraordinära beslut av legal eller ekonomisk art ska styrelsen utan dröjsmål informera medlemmarna därom.
För att föreningen med giltighet ska vara företrädd gentemot tredje part räcker det med gemensam underskrift av två styrelseledamöter varav en ska vara ordförandens eller vice ordförandens.
Artikel 24 - Delegering
Styrelsen får på sitt ansvar delegera den dagliga förvaltningen eller specifika arbetsuppgifter, med användning av föreningens fullmakter, till en eller flera medlemmar, styrelseledamöter eller tredje parter, som kan agera individuellt eller gemensamt i enlighet med styrelsens anvisningar.
Den dagliga förvaltningen omfattar åtgärder, som inte överskrider behoven i föreningens löpande verksamhet, och är av mindre vikt och/eller på grund av deras brådskande karaktär ej kan avvakta styrelsens ingripande.
Artikel 25 - Rättsliga åtgärder
Rättsliga åtgärder, både som kärande och svarande, handhas av två styrelseledamöter. De agerar gemensamt.
De handlingar som binder föreningen, förutom den dagliga ledningen, undertecknas gemensamt, såvida inte ett särskilt styrelseutskott har utsetts för detta ändamål, av två styrelseledamöter. De behöver inte motivera sina befogenheter gentemot tredje man.
Artikel 26 - Officiella akter
Officiella akter om utnämning eller upphörande av styrelseuppdrag och personer som delegerats till den dagliga ledningen ska inkludera deras efternamn, förnamn, hemvist och nationellt registreringsnummer.
Alla handlingar skall inges så snart som möjligt till berörd domstols kansli för offentliggörande i Belgiens officiella tidning Moniteur Belge.
Artikel 27 - Ansvar, ersättning
Styrelseledamöter, liksom personer till vilka den dagliga förvaltningen eller specifika arbetsuppgifter har delegerats, ådrar sig inga personliga skyldigheter i förhållande till föreningens åtaganden. De är endast ansvariga för fel som begåtts vid utförandet av det uppdrag som anförtrotts dem.
Styrelseledamöterna utövar sina mandat kostnadsfritt, utom i de fall då ersättning beviljas av årsmötet. De kan få ersättning för kostnader, som de ådragit sig i samband med utövande av sina uppdrag.
KAPITEL V – Valberedning
Artikel 28 - Årsmötet väljer en valberedning bestående av två eller tre medlemmar. Mandatperioden är högst tre år. De kan omväljas.
Valberedningens uppdrag är att föreslå årsmötet kandidater för olika funktioner inom föreningen. Namnen på dessa kandidater ska anges i kallelsen till årsmötet.
VI – Räkenskaper, budgetar, ekonomisk kontroll
Artikel 29 – Räkenskaper och budgetar
Verksamhetsåret börjar den 1 januari och slutar den 31 december varje år.
Räkenskaper för det gångna verksamhetsåret och budgetförslag för nästa verksamhetsår ska varje år underställas årsmötet för godkännande.
Artikel 30 – Ekonomisk kontroll
Föreningens verksamhet granskas av två revisorer, som väljs av årsmötet för högst tre år.
Revisorerna har vidast möjliga befogenheter att övervaka föreningen inom ramen för deras mandat.
Räkenskaperna samt balans- och resultaträkning ska av styrelsen tillställas revisorerna senast den 10 februari.
Revisorerna ska lämna revisionsberättelse till styrelsens ordförande senast den 1 mars.
De av revisorerna granskade räkenskaperna ska varje år av styrelsen underställas årsmötet. Årsmötets godkännande ska innebära ansvarsfrihet för styrelsen.
AVDELNING VI. – Arbetsordning, upplösning och slutliga bestämmelser
Artikel 31 - Arbetsordning
En intern arbetsordningen kan etableras av styrelsen, som presenterar den för årsmötet för godkännande och eventuella ändringar.
Artikel 32 - Upplösning och likvidering
Förutom beslut av domstol, får endast årsmötet deklarera upplösning av föreningen i enlighet med lagen Code des sociétés et des associations Livre 2, Titre 8, Chapitre 2.
I detta fall utser årsmötet en eller flera likvidatorer, bestämmer deras befogenheter och eventuella ersättningar, och anger ändamålet för nettotillgångarna, vilket endast kan göras för ideella syften.
I samtliga fall av frivillig eller rättslig upplösning ska, efter reglering av skulder, nettotillgångarna tilldelas annan organisation som strävar efter ett liknande ideellt syfte, som varit föreningens.
Artikel 33 - Slutliga bestämmelser
Allt som inte uttryckligen föreskrivs i dessa stadgar regleras enligt den belgiska lagen Code des sociétés et des associations (CSA), och när det gäller räkenskaper lagreglerna Livre III, Titre 3, Chapitre 2 i enligt den ekonomiska lagen Code de droit économique.